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外贸人”春节前焦虑症“怎么破?

大多数人喜闻乐见的节假日,对于外贸人而言,却有一种“想说爱你不容易”的痛。当大部分人翘首以盼假日到来时,外贸人却恨不得全球无长假。

  “每逢佳节倍忧愁。特别是碰到元旦和春节,就更纠结了。元旦前老外赶着下单,希望春节前出货,然后他们高高兴兴地去过节,剩下一班苦逼的业务员天天忙着赶交期。元旦后,订个船比买火车票都难,好不容易快春节了,该放假了,各种突发情况却来了,爆仓、拖班,年假都过不好。”一名外贸老鸟如是说。

  不想给自己找麻烦的贸易公司,无不争着抢着想在年前把货出完。但工厂工人年二十(2014年1月20日左右)便陆续放假,正月十五才回工厂上班;货代年二十八放假,正月初八上班……面对这无法左右的空档和可能突发的情况,难道外贸人就只有头疼、无解的命?没有办法缓解或预防此类事情发生吗?

  Nancy和大部分外贸人一样,在春节前接了一笔订单。这笔270万的订单,能不能在春节前生产?在仓位几乎爆满之际,她能不能顺利订仓?这笔订单能不能在预计的交期内完成并出货?

下单多个厂,分开生产,互相配合

  Nancy告诉C周刊,这笔270万的订单来之不易,更不能有误。“从去年1月到12月中旬,我不断地和客户磨合、沟通,才终于拿下。这笔订单,是我接过的金额最大的订单。客户要求我们必须在春节前出货,所以不容出错。”她说。

  为了确保订单的生产、交货、物流等环节都顺利进行,Nancy下足了功夫。

  “工厂生产涉及原材料采购、生产、外发等环节。而且工厂除了要生产我们的订单,还有其他供应商的订单。如果要保证达到客户的交期,这单的数量这么大,一家工厂确实是做不出来。而且交期较赶,如果想要在春节前完成,一家工厂再怎么加班赶工都无法完成。所以我将订单交给一个工厂主要负责,由这家工厂再找其他工厂一起协调完成。最后,这笔订单由四家工厂同时安排生产,以保证在交期内完成并交给客户。”她说。

  在生产过程中,多家工厂既分开生产,又互相配合。“在生产过程中,其中有一家工厂模具坏了。这家模具坏了的工厂需要休整模具,生产就要暂停。这时候就要求其他工厂把当天落下的数量补上。”她表示,“要了解多家工厂生产进度,需配合主要生产的工厂进行把关,就要对其他工厂做到实时监控。”

制定计划表,主动提醒,实时监测

  Nancy告诉C周刊,因为订单数量较大,工厂又需同时负责多个环节,因此工厂生产的同时,也要外协厂商来配合一些工艺。自己则要协助工厂一一把各环节的事情落实。

  “工厂要配合我们的交期,我就要帮工厂解决一些问题。比如,过年前所有供应商的结算都要拿现金。工厂在购买原材料时需要现金,外协厂商、电镀的外加工,都要拿现金去结算。为了支持工厂的运作,我们也付了一些定金给他们,让工厂尽快安排原材料的生产、外协等。”她说。

  她表示,为了订单能够顺利进行,她还特意从下订单的工厂里,挖了一个QC经理。“这个人住在工厂里,工资由我来发,对我直接负责。他需要实时帮我监督工厂的进度,提高工作效率。必要的时候,他也可以帮我做一些工作,比如打产前样。”她说。

  Nancy透露,生产过程可能出现各种各样突发且繁杂的问题,建议负责人做出一个计划表。

  “这个订单下后,我就没闲着。我制定了一个详细的计划表,旨在工厂的计划之前,提醒他该做的事情。比如什么时间要提醒工厂打样;什么时间内要做认证的检测;什么时间要去定纸箱包装……这些都是我要去提醒工厂的。我请的QC经理帮我协调,并随时监测工厂的生产计划。”她说,“因为工厂的计划实时变更,所以QC经理需要实时向我提供工厂的数据,包括每天生产的时间、完成率、良品率、不良品率,做到心里有数。”

一切全提前,工厂合同,严密签署

  除了要保证工厂能按时交货,其他方面也要尽早安排。

  “在产品生产阶段,企业就要开始着手舱位的预订。因为大家都想要赶在春节前,所以很有可能出现舱位不够的情况。” Nancy表示,公司想定2月3号的船,自己1月9日就去订舱位了。

  “因为临近春节了,不止是工厂要放假,包括货代、海关都要放假。这些货我想赶在客户要求的时间内出,各个方面的安排就全都要提前。比如海关要放假,那过年放假的一个星期前,就要完成装船、报关、放行。”她说。

  Nancy告诉C周刊,因为这笔订单很大,所以一部分产品要在年前出,另一部分产品则需要年后出。“虽然工厂初八开工,但工人是陆陆续续才回来的,一般要等到正月十五之后,工厂的生产效率才能恢复正常;过年前,工人提早回家。如此一来,工厂大概有二十几天左右的时间,生产不能达到正常水平。不过,这个是我们没有办法把控的,工人愿不愿意回来是他们自己的想法。”她说。

  她透露,想要解决该问题,只能给工厂施压。“因为和工厂的交期是签订合同的,所以企业在和工厂签订合同时,要反复检查,做到严密,让对方没有漏洞可钻,这样出现风险的概率较小。”她说,“如果工厂是长期合作的,我个人觉得不用写得那么严格,有点不近人情。如果是在和客户、工厂都可以沟通的前提下,推迟的时间我们一般不会追究任何责任。”

 

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