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做外贸绝对不能忽视的20个细节

俗话说“细节决定成败”,做外贸行业,更是如此。从客户开发、沟通到下单、交货等等,中间的环节有很多,容易出现的纰漏也很多,因此,外贸人员一定要够细致,把关好每一环节。在这里,万猫外贸之家总结了20个外贸人员容易忽视但是绝对不能忽视的细节——

沟通方面:
1. 在与客户沟通时,如果听不懂客户的话,一定要请别人帮忙翻译,或者用别的方式来确定客户的意向。
2. 在与客户沟通时,在情绪、话题、观念、生理上要与客户协调一致。
3. 如果遇到非常紧急的事情,用电话沟通后,再将电话中谈到的问题用邮件的形式发给客户。
4. 在与客户沟通时,“细倾听、勿插话”是最基本的要求。
5. 善于运用自己的电脑应用技术,来提高沟通的效率。

交往方面:
6. 在与客户交往中,要时刻注意自己的言行举止,要符合商务礼仪中的要求。
7. 国际交往中,握手是最基本的礼节。
8. 如果客户来访,一定要事先安排客户的行程。
9. 如果出现问题,一定要及时找到问题的根源,并给客户提供解决方案,而不仅仅是道歉或者逃避。
10. 对于客户提出的问题,要及时记录,并迅速安排相关人员解决。
11. 在接待客户时,要注意“客面门、左为上”,要让客户有被重视、被尊重的感觉。
12. 对客户进行分级或者分类处理,将主要精力放在重点客户、大客户上。
13. 利用市场调查、社会调查来收集客户的相关数据,以便提供更优质的服务。

邮件方面:
14. 超过2MB的附件,需要先压缩,再用邮件发送。
15. 如果客户邮件内容有五点,那么在回复邮件时也要按点回复。
16. 在回复或转发邮件,一定要记得署名,此外,发送开发信时也一定要有签名和联系信息。
17. 发送给客户的EXCEL表格,一定要先“打印预览”,并调整格式,方便客户打印。
18. 发送给客户的邮件一定要内容简洁,条理清晰。此外,字体、字号,甚至标点都要确保无误。
19. 给客户发报价单时,一定要注明报价的有效期以及相应的付款方式,并在邮件中做出说明。
20. 在储存文件时,文件命名要有规,比如“Quote - # 12345 - ABC (Factory)”。

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