1. 掌握优异的外语水平和能力

很多人认为英语学得好，就一定可以和买家沟通得好。实则不然，因为首先我们知道，很多国家都有自己的母语，因此很多买家未必会说英语，比如欧洲有21种官方语言，南美很多国家都只讲西班牙语、葡萄牙语。所以我们在学好英语的同时，也应该学习一些当地的语言，如果实在没有时间，至少学习几句见面打招呼的语言吧，比如“你好、谢谢、再见”之类的基本见面语，对你和买家的沟通一定是有帮助的。

有专业的研究机构研究显示，母语交流可以使亲和力提升35%。在欧洲，有这样一句谚语“每天给我打来的三个陌生电话中，必然有一个是天使打给我的”，换句话说，欧洲人会认为，每天给他们打来的三个陌生电话中，必然有一个事上帝安排的机遇，也就是说，欧洲人其实喜欢电话营销、当面沟通，而很多中国的外贸业务员正好相反，都是通过邮件形式来和买家交流的。所以，适当的时候，可以和欧洲买家直接进行电话沟通、确认，效果可能会更好。

2. 第一封邮件的特色

很多业务员平时都是用邮件和买家沟通，但是大家有没有扪心自问一下，发出去的外贸开发信，买家有回复吗？对于买家的询盘，作了详尽回复后，为何买家又没有消息了？

其实，很多时候，我们的业务人员经常会使用一种“模板信”去给买家发邮件，要知道，你会这么写，你同行的业务员也会这么写，所以当买家每天收到十几封同样内容、格式、排版的邮件后，你说对方还有兴趣看完邮件么？对方不回邮件也就自然很正常了。所以我们首先得有一个观点：自己写的邮件一定要和别人的不同。

邮件怎么写？这其实也没什么标准答案，关键在于你的思路。我们首先来看一个小案例：

买家发来询盘：Please send me your catalogue and prices......

对于这样的询盘，相信很多人都遇到过，买家泛泛的问你要产品的目录和价格，其它什么都没说。请问，这时候你该怎么回？有人会说，不报价；有人说，反过来问对方一些具体的问题；还有人说，这肯定是来比较价格的，不回了……其实，仁者见仁智者见智，我们首先来看一下这位供应商是怎么回复的。

供应商回复：the price of our main products is about ……I have looked through your product list on your website, and I found our products are suitable to sell in your market. I provide the e-catalogue and also enclose the prices of popular products which were sold in your local market……

这位显然比较老道，他不仅针对买家的提问给了一个泛泛的价格，有问有答既表现出诚意，又没有透露初实质性的价格；然而最关键的是省略号后面的这段话：我已经到你们买家网站上看过你们的产品信息了，我觉得我们的产品非常适合在你们市场上做推广，因此我不仅可以提供你想要的产品价格和目录，而且我还可以提供在你们市场上比较受欢迎有前景的产品的报价和目录。

因此不难看出，这位业务员的回复不仅和其他通常情况下业务员回复的不一样，同时，他还在帮助买家出谋划策、提供建议，换句话说，在帮助买家开拓市场、解决问题。因此买家会觉得这位供应商可以帮其解决问题，这是最重要的，买家最希望和一个能帮助他开拓市场的供应商合作。因此这位业务员的回复就是一种营销策略了。

3. 对产品知识有专业的熟知度

对产品知识的了解，是一位外贸从业人员的基本功之一。所以大家可以先扪心自问一下，我们对产品构造、材料、规格、指标、认证、测试等方面的内容都很清楚么？有没有下过工厂，看过产品的实际生产过程呢？

首先，我们来看一个案例：中国制造网一位做钛白粉的会员企业，美国有位买家让其业务员寄样品。因为是白色粉末（white powder），所以空运快递需要做样品的DGM鉴定。买家购买的意向很明确，提供了Fedex的快递帐号，愿意承担运费。但是双方在DGM的检测费用上产生分歧。我们来看一下双方的邮件往来：

（买家）Dear XXX

Thank you for your continued information. Please advise status of the sample. Please feel free to utilize our FedEx account (X917-0X70-X) to facilitate the shipping.I look forward to your return reply and confirmation.（买家：提供了快递帐号，语气很礼貌）

（供应商）Dear XXX,

I am glad to reply in quickly……but the Titanium Dioxide belong to white power so need DGM certificate everytime by air I think you can understand me,ok In order to send free sample pls pay for USD 75 as DGM certificate,our bank information as follow,pls as soon as quickly.（而业务员提出了收取检测费的要求）

（买家）We have already provided our account number for our FedEx account. This way the freight does not cost you anything. I don’t understand what you are talking about concerning the $75 cost. We have asked other Chinese suppliers to send us a sample and in most cases, we don’t even have to supply them with our FedEx account number.

We consume over 80 containers annually. If you are not interested in such business, please let us know. （买家开始有些疑惑）

（供应商）Titanium Dioxide belongs to white powder must be get DGM certificate can export by air,and this test must be done at a time per air,I guess your suppier sent sample didn’t the same sample by air,pls confirm. The sample is free but USD 75 just belongs to DGM certificate by per air.（业务员继续解释）

（买家）I would like to thank you for your efforts, unfortunately for the time being we have 8 Titanium dioxide manufacturer are sending us samples via air without any charges, your company is the only one.

I regret to inform you for now we are no longer require your sample. Again thank you very much for your efforts.（买家开始不耐烦并有意放弃采购）

（供应商）I have apply free DGM fee for you but failed, I had do my best for this thing ,pls understand me if you would like assume USD40, I would love to pay USD 35 in personal ,I think you will get the high quality sample and I have sent SGS certificate to you pls check it …… （业务员想要挽回这个买家，提出个人付35美金，买家付40美金。）

（买家）Thank you we are not interested.（买家回绝）

其实看完这个案例，挺为这家供应商感到可惜的，这么有意向的买家，却因为一个检测费用而导致谈判失败。其实仔细分析一下，问题还是出在业务员对产品知识不够深入的了解。分析可知：

（1）了解具体检测规定和费用。Fedex公司证实钛白粉样品寄到美国，是一定要做DGM检测，而且即使不是白色的粉末，只要是粉末，就要做危险品检测。具体检测要找检测公司，寄送的时候，Fedex只看你有没有检测证明。

（2）咨询中国制造网其他同行会员，得到的回答是：初次检测收费480人民币，然后每次寄样前做检测，单次80元一次。有效期是到当年年底。

（3）所以，其实做检测根本用不着75美金。而且这家化工公司也不是只给这一个买家寄样用得着，只要往国外寄这类物质，就都需要这个检测，所以平摊下来，单次费用其实很少。

（4）因此业务员不够大气且业务不精，对产品不熟悉，对流程不熟悉，对买家判断不够准确。如果确定对方是专业的买家，可以先了解一下检测的相关规定说明，检测费用方面完全可以做一些让步，不需要做这类无谓的坚持。