很多人常常抱怨，开发信效果很差，经常收到退信或者压根不回复的，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。甚至更夸张的说，当你收到回执邮件，你都会非常高兴，因为这本身可以证明客户已经看过了邮件。

很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，包括我，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？

我先简单列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？

1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of ***”，又或者“need cooperation”，或者“Beijing***trading company ltd”，或者“price list for **等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。

3）长篇大论的公司或工厂介绍。类似的邮件：“我们是某某厂，地处某某，我们公司成立于某某年，具有丰富的某某生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获ISO9001：2000质量体系，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。在这里我们只需要捡重点说一下即可，不需要长篇大论。

4）英语邮件国语复杂。给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

举个例子吧，大家自己动手可以写一下，在看一个我给你例子，对比一下自己哪里写的不太好，写一封邮件告诉客人 David，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是 ABS，而是 PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。

Hi David,

Samples received and already passed to factory. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing andwill be sent to you soon.

By the way, raw material increased these days; pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed.

We'll arrange the mass production asap.

Thanks and best regards。

几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！等

到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧。

5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Timesnewroman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。

6）主动语态用得太多。英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称，的。相反要多用被动语态。

比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说 We'll send you the samples tomorrow.这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow.用得是被动语态，人称就没有了。

7）经常会问一些毫无意义的话。比如 Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说 No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。

还有Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your businessrecently? Would you like to cooperate with us?这些都是毫无意义的话。开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

8）喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。

9）喜欢插入URL链接。很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。

10）语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.”这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或noproblem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?"用的是疑问句，加上could,help

这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。